Как повысить продуктивность с помощью правила 1-3-5
Благодаря планированию можно избежать хаоса в работе, просроченных дедлайнов и горящих проектов. Один из методов, правило «1-3-5», помогает не забрасывать важные задачи и успевать больше.
В чём суть правила «1-3-5»
Согласно исследованию SuperJob 28% работников тратят до половины рабочего времени непродуктивно — на переписки, игры или долгие разговоры с коллегами на кухне. Одна из причин — наш мозг не любит прилагать лишние усилия, поэтому старается их избегать. Чтобы решить сложную задачу или изучить тему, мозг напрягает память, рушит старые нейронные связи и строит новые. Если сложно долго фокусироваться и хочется позалипать в соцсетях — это твой мозг сопротивляется.
Держать концентрацию и оставаться продуктивным на работе помогает планирование. Когда у тебя куча задач, легко потеряться — не понимаешь, за что взяться, и фокус держать сложнее. Если аврал привести в порядок, понимаешь, что сделать в первую очередь. Для этого примени правило «1-3-5».
«1-3-5» — простой способ планирования дел на день. Согласно нему нужно заранее составить список задач и выделить 9 из них: 1 крупную задачу, 3 средние и 5 мелких. 9-ти задач на день достаточно, чтобы быть продуктивным в течение всего дня.
Главный принцип правила «1-3-5» — брать в работу на день важные и срочные задачи, даже если они мелкие. Если брать рандомные задачи и убирать неприятные задачи в дальний ящик, те соберутся в снежный ком из просроченных дедлайнов снова.
Как использовать правило «1-3-5»
Шаг 1: Выпиши всё
Сначала вспомни все задачи по всем проектам, которые нужно сделать. Если пользуетесь с командой таск-менеджером, посмотри, какие задачи там есть, или изучи старые переписки в рабочем чате. Мы частенько забываем о задачах, которые нам поставили через мессенджеры — они теряются в потоке переписки.
Выпиши все задачи в список. Не редактируй, не распределяй — просто выписывай потоком всё, что придёт в голову.
Шаг 2: Приоритезируй
Теперь определи важность и срочность каждой задачи. Для обозначения приоритетности можно использовать маркеры разных цветов. Один цвет — очень важная задача, второй — средней важности, третий — не срочная.
Расставить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра.
Шаг 3: Определи объём задач
Теперь надо определить, какие задачи крупные, средние и мелкие — чтобы потом собрать из них расписание на день
Чтобы определить масштабы работы над задачей, ответь на 4 вопроса:
Сколько шагов нужно сделать, чтобы выполнить задачу?
Сколько времени займёт работа над каждым шагом?
Какие сложности могут возникнуть в процессе? Что замедлит работу над задачей?
Нужно ли привлечь к работе кого-то дополнительно?
Когда ответишь на все вопросы, поймёшь, сложная ли задача. Если для выполнения задачи её нужно разбивать на подзадачи или прилагать дополнительные усилия – её можно отнести к крупной. И наоборот.
Шаг 4: Выбери 9 задач
Переходим к планированию рабочего дня и определяем те самые 9 задач — 1 крупную, 3 средние и 5 мелких. Бери самые приоритетные и срочные задачи, а остальное убирай на следующие дни.
Создай сразу расписание на день — не просто выдели задачи, а поставь их на определённое время. Например, логичнее ставить крупные и средние задачи на утро или день, когда у тебя больше энергии. А если поставить сложную задачу на конец дня — рискуешь попросту её снова отложить.
Поизучай себя и свой пик активности — часть людей охотнее работают с утра, а кто-то продуктивнее вечером. На это время ставь крупные задачи, а как энергия пойдёт на спад — займёшься мелкими.
Старайся не менять расписание и не брать новые задачи в течение дня. Согласно концепции задач должно быть строго 9 в определённых пропорциях, иначе теряется весь смысл правила «1-3-5». Если босс или коллеги подкидывают новые задачи, бери в работу завтра.
Благодаря планированию можно избежать хаоса в работе, просроченных дедлайнов и горящих проектов. Один из методов, правило «1-3-5», помогает не забрасывать важные задачи и успевать больше.
В чём суть правила «1-3-5»
Согласно исследованию SuperJob 28% работников тратят до половины рабочего времени непродуктивно — на переписки, игры или долгие разговоры с коллегами на кухне. Одна из причин — наш мозг не любит прилагать лишние усилия, поэтому старается их избегать. Чтобы решить сложную задачу или изучить тему, мозг напрягает память, рушит старые нейронные связи и строит новые. Если сложно долго фокусироваться и хочется позалипать в соцсетях — это твой мозг сопротивляется.
Держать концентрацию и оставаться продуктивным на работе помогает планирование. Когда у тебя куча задач, легко потеряться — не понимаешь, за что взяться, и фокус держать сложнее. Если аврал привести в порядок, понимаешь, что сделать в первую очередь. Для этого примени правило «1-3-5».
«1-3-5» — простой способ планирования дел на день. Согласно нему нужно заранее составить список задач и выделить 9 из них: 1 крупную задачу, 3 средние и 5 мелких. 9-ти задач на день достаточно, чтобы быть продуктивным в течение всего дня.
Главный принцип правила «1-3-5» — брать в работу на день важные и срочные задачи, даже если они мелкие. Если брать рандомные задачи и убирать неприятные задачи в дальний ящик, те соберутся в снежный ком из просроченных дедлайнов снова.
Как использовать правило «1-3-5»
Шаг 1: Выпиши всё
Сначала вспомни все задачи по всем проектам, которые нужно сделать. Если пользуетесь с командой таск-менеджером, посмотри, какие задачи там есть, или изучи старые переписки в рабочем чате. Мы частенько забываем о задачах, которые нам поставили через мессенджеры — они теряются в потоке переписки.
Выпиши все задачи в список. Не редактируй, не распределяй — просто выписывай потоком всё, что придёт в голову.
Шаг 2: Приоритезируй
Теперь определи важность и срочность каждой задачи. Для обозначения приоритетности можно использовать маркеры разных цветов. Один цвет — очень важная задача, второй — средней важности, третий — не срочная.
Расставить приоритеты поможет матрица Эйзенхауэра.
Шаг 3: Определи объём задач
Теперь надо определить, какие задачи крупные, средние и мелкие — чтобы потом собрать из них расписание на день
Чтобы определить масштабы работы над задачей, ответь на 4 вопроса:
Сколько шагов нужно сделать, чтобы выполнить задачу?
Сколько времени займёт работа над каждым шагом?
Какие сложности могут возникнуть в процессе? Что замедлит работу над задачей?
Нужно ли привлечь к работе кого-то дополнительно?
Когда ответишь на все вопросы, поймёшь, сложная ли задача. Если для выполнения задачи её нужно разбивать на подзадачи или прилагать дополнительные усилия – её можно отнести к крупной. И наоборот.
Шаг 4: Выбери 9 задач
Переходим к планированию рабочего дня и определяем те самые 9 задач — 1 крупную, 3 средние и 5 мелких. Бери самые приоритетные и срочные задачи, а остальное убирай на следующие дни.
Создай сразу расписание на день — не просто выдели задачи, а поставь их на определённое время. Например, логичнее ставить крупные и средние задачи на утро или день, когда у тебя больше энергии. А если поставить сложную задачу на конец дня — рискуешь попросту её снова отложить.
Поизучай себя и свой пик активности — часть людей охотнее работают с утра, а кто-то продуктивнее вечером. На это время ставь крупные задачи, а как энергия пойдёт на спад — займёшься мелкими.
Старайся не менять расписание и не брать новые задачи в течение дня. Согласно концепции задач должно быть строго 9 в определённых пропорциях, иначе теряется весь смысл правила «1-3-5». Если босс или коллеги подкидывают новые задачи, бери в работу завтра.